문서 작성 팁, 5가지

문서 작성에 도움이 되는 5가지 팁!

10년 넘게 기획업무를 해오면서 많은 실수를 해왔고 주변의 실수도 보와왔습니다.

대부분의 실수는 의욕이 너무 앞서 갔던게 큰 이유였던 것 같습니다.

오늘은 저와 주변 동료들의 지난 실수를 정리하면서 문서 작성 시 도움이 될만한 5가지 팁을 공개하고자 합니다.

그 때 누군가 이런 팁을 알려 주었으면 실수가 많이 줄었을텐데...

TIP 1 : 형식(템플릿, 양식, 왁구 등)에 신경 써야 한다.

흔히들 내용이 좋으면 포장지는 중요하지 않다고 말합니다.

하지만 그렇게 말하는 사람들이 꼭 이쁘고 잘 생긴 사람을 찾는 경향이 있습니다. ㅎㅎ

실무에서 대부분의 문서를 읽게 되는 수요자는 조직내의 상사일 확률이 높습니다.

상사들은 수년, 십수년간 해당 조직에 있으면서 조직이 선호하는 문서 형식에 맞춰 보고서를 만들어 왔고 보고 받아 왔습니다.

그렇기 때문에 상사가 평소 기대하는 문서 형식을 지나치게 벗어난 창조적인 문서 양식

또는 수준 낮은 문서 양식으로 작성된 보고서를 보면 가독성과 이해도가 현저하게 떨어집니다.

때로는 서류가 날라 올지도 모릅니다. ㅎㅎ

아울러 폰트, 그림, 차트, 색감, 그리드 등이 통일되지 않는 문서는 콘텐츠의 품질 조차 의심받게 만듭니다.

따라서 문서 수요자가 원하는 문서 템플릿을 미리 알아내어 이에 준하는 문서를 만드는 것을 권장합니다.

물론 이런 문서 형식이 없어도 되는 경우가 있습니다.

제가 아는 교수님께서는 항상 발표자료(PPT)를 오직 흰색 바탕에 검은색 글씨로만 작성하셨습니다.

그분이 그럴 수 있었던 것은 해당 분야에 높은 권위를 가지고 계셨기 때문입니다.

아직 그런 권위를 쌓지 않으셨다면 형식에 신경 쓰는게 좋습니다.

TIP 2 : 간결한게 좋다.

"Simpler is better."

라는 말은 많은 사람들에게 화자되는 문장입니다.

특히 애플 CEO였던 스티브 잡스가 2010년 전후로 유명새를 타면서 많은 사람들에게 영감을 준 말이기도 합니다.

애플과 같이 제품을 만드는 회사뿐만 아니라 문서를 작성하는 사람들에게 있어서도 '간결성'은 매우 중요합니다.

사실 저 같은 경우에도 기획서를 작성하다가 빈 여백이 보이면 뭔가 채워넣고 싶은 욕망이 불끈불끈 솟는 것을 보면 생각보다 간결성을 지키는게 쉽지 않습니다.

특히 힘들게 정리한 자료인데 나중에 보니 그다지 중요하지 않은 자료가 되었을 때

이를 빼자니 그 동안 한 일이 뭐냐고 한소리 들을 것 같고, 넣자니 내용이 혼란스워져 갈등을 느끼곤 했습니다.

주의할 점은, 간결하다는 것이 핵심 내용을 해치면서까지 내용을 제거하는 것이 아닙니다.

이는 불필요한 형용사, 부사를 줄이고 문서의 주제와 상관 없는 내용을 과감하게 생략하라는 의미입니다.

그래야만 시간 부족으로 쫓기는 여러분의 독자가 그 문서을 읽을 마음이 생기고 이를 읽어 있을 때 쉽게 이해할 수 있을 것입니다.

TIP 3  : 정보를 왜곡하지 말라.

양치기 소년은 그 동안의 거짓말 때문에 늑대가 진짜 나타났을 때 마을 사람들의 도움을 받지 못해 늑대 밥이 되고 맙니다.

어릴적 거짓말 하지 말라고 그렇게 많이 들었던 양치기 소년 이야기입니다.

그럼에도 우리는 문서를 작성하면서 자신에게 또는 조직에게 유리한 방향으로 문서를 왜곡하여 거짓말 하고 싶은 충동에 휩싸이곤 합니다.

문제는 말로하는 거짓말과 다르게 문서로 하는 거짓말은 기록으로 남기 때문에 후폭풍이 크다는 것입니다.

실례로 오래전 동료가 서비스 불만 접수 건수를 자신에게 유리한 방향으로 집계하여 상사에게 보고 하였는데, 그 상사가 회사 대표에게 그 보고서를 그대로 보고 하였다가 수치가 너무 비현실적이라고 판단한 대표가 다시 조사토록 지시했습니다.

결국 제 동료는 데이터 조작 내용은 문서에 남아 있어 발뺌도 못하고 과실이 탄로 났습니다.

그 동료는 상사로부터 신뢰를 잃어 한동안 상사에게 보고할 때마다 해당 데이터에 대한 재점검 지시와 원본 데이터를 동시에 보고해야하는 고통을 받았습니다.

그러니 문서로 거짓말을 절대로 해서는 안됩니다.

(그렇다고 구두로 거짓말을 해도 된다는 이야기는 아닙니다.)

TIP 4 : 변화를 주어라.

앞의 'TIP 1'에서 언급한 바와 같이 제대로된 문서의 형식을 준수하였다면 80점입니다.

나머지 20점을 더 얻기 위해서는 문서에서 가장 강조해야할 부분에서 문서 형식에 변화를 주어야합니다.

그렇지 않고서는 읽는 이의 시선을 잡기 어렵기 때문입니다.

특히 문서가 대면 보고가 아니라 서면 보고로 진행될 경우 형식의 변화를 매우 중요합니다.

오래전 같이 일했던 모 정부부처의 사무관은 담당 과장의 시선을 잡기 위해 고작 20페이지 남짓한 보고서에 중요한 페이지마다 3M사 포스트잇플래그를 붙였는데, 진짜 놀랄만한 과잉 정성은 포스트잇플래그 위에 레이저 프린터로 핵심 키워드를 출력하였다는 것입니다.ㅎㅎ

TIP 5 : 평소 관련 공부를 하자.

문서를 작성해보면 알겠지만 문서의 수준이라는 것이 임의적으로 높아지는 것이 아닙니다.

문서의 수준은 작성자의 '지적 수준'과 같으며, 이 지직 수준은 '문서 기획 지식'과 '업무 지식'이 상호작용하여 나타납니다.

문서 기획 지식은 문서 작성에 있어 하나의 틀과 같은 역할을 하며 관련 서적과 멘토에 의해 향상될 수 있습니다.

반면 업무 지식은 문서 기획 지식이라는 틀 속에 들어가는 재료와 같은 역할을 하는데 상대적으로 오랜 기간 동안 꾸준히 자신의 업무 분야와 관련된 지식도 쌓아야 합니다.

결국 '문서 기획 지식'과 '업무 지식'의 수준을 높히기 위해 지난한 공부가 필요하며, 이 두 지식이 적절히 갖춰져야 양질의 문서를 작성할 수 있습니다.

이는 아무리 빵 굽는 틀이 좋아도 재료가 나쁘면 빵 맛이 없고, 아무리 재료가 좋아도 틀이 나쁘면 빵의 상품 가치가 떨어지는 이치와 같습니다.

지금까지 문서 작성에 도움이 되는 5가지 팁을 요약하면,

1. 문서 수요자가 원하는 형식에 맞춰어 작성하라.

2. 불필요한 내용을 최대한 줄여 간결하게 써라.

3. 팩트에 근거하여 문서를 구성하라.

4. 중요한 부분에서는 문서 형식에 변화를 주어라.

5. 문서의 수준은 공부의 양에 비례한다.

와 같습니다.

이렇게 정리하고 나니까 문서 작성 역시 왕도가 따로 없으며 쉬운 일이 아니라는 생각이 절로 듭니다.

그럼, 여러분의 건투를 빕니다!

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