수요자가 원하는 문서 양식(템플릿, 형식, 왁구)은 어떻게 만들까?

수요자가 원하는 문서 양식(템플릿, 형식, 왁구)은 어떻게 만들까?

지난 글(참조 : 문서 작성에 도움이 되는 5가지 팁!)에서 문서법에 대해 간략히 알아보았습니다.

혹시 기억이 잘 나지 않으신 분과 아직 포스트를 읽어보지 못하신 분을 위해 아래와 같이 간략하게 요약해드립니다.

지난 포스트 '문서 작성에 도움이 되는 5가지 팁'을 요약하면,

1. 문서 수요자가 원하는 형식에 맞춰어 작성하라.

2. 불필요한 내용을 최대한 줄여 간결하게 써라.

3. 팩트에 근거하여 문서를 구성하라.

4. 중요한 부분에서는 문서 형식에 변화를 주어라.

5. 문서의 수준은 공부의 양에 비례한다.

입니다.

그럼 이번에는 첫번째 팁 '문서 수요자가 원하는 형식'에 대해 좀 더 자세히 글을 써보겠습니다.

일반적으로 특정 규모 이상이 되는 사기업과 정부부처, 지자체 등에서는 일상적인 업무(내부 기안, 보고자료 등) 처리를 위하여 문서 양식을 만들어 놓습니다.

바로 이 템플릿이 일상적인 업무에서 문서 수요자가 원하는 양식이기 때문에 그대로 가져다 사용하면 됩니다.

그렇다면 비일상적인 업무(행사 계획, 대외 발표자료 등)의 문서 양식은 어떻게 해야할까요?

결론부터 말씀 드리자면, 아쉽게도 '정답은 없다'입니다.

문서라는 것이 팩트와 논리로 무장을 하더라도 문서 수요자가 자신의 주관적으로 읽을 수 밖에 없기 때문에 객관적인 정답이 없습니다.

하지만 실망은 금물!

비록 정답은 없지만 정답에 가까운 접근 방법 5가지가 있습니다.

방법1. 문서에 콘텐츠를 배치할 때 Grid를 활용한다.

두 사람이 같은 문서 양식으로 작성해도 A의 문서는 눈에 잘 들어오는 반면 B의 문서는 웬지 눈에 안들어 올 때가 있습니다.

그 이유는 보통 Grid를 얼마나 잘 지켰냐 때문입니다.

Grid는 간단하게 말하면 문서의 콘텐츠를 규칙적으로 배치하기 위한 격자입니다.

아래의 그림에서처럼 문서 양식을 만들 때 Grid(회색 점선)를 설정하면 타이틀 및 본문의 위치, 들여쓰기, 개체의 크기 등을 일률적으로 정할 수 있어 보기 좋은 문서를 만들 수 있습니다.

<Grid를 사용한 콘텐츠 배치>

방법2. 한번 정의한 문서의 형태는 문서 전체에서 일관적으로 사용한다.

이번 방법은 앞에서 설명한 '방법3'의 연장선상에 있습니다.

문서 양식이라는 규칙을 자신이 만들었으면 문서 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 그 규칙을 지켜야합니다.

가령 목차의 형식이,

 1. 큰 제목

   가. 중간 제목

      a. 작은 제목

              .....

의 형태로  정의했다면 문서 전체에서 폰트 종류, 폰트 크기, 색상, 들여쓰기 등을 일관성 있게 사용해야합니다.

방법3. 문서 작성에 사용되는 색상은 CI, 홈페이지 등 조직의 대표적인 색을 활용한다.

특히 발표자료, 제안서 등 시각적인 효과가 중요한 문서를 만들 때 활용하면 좋은 팁입니다.

문서 수요자가 조직 생활을 하면서 무의식적으로 자주 접한 색을 사용하면 심리적으로 안정감과 친근감을 줄 수 있어 보다 효과적으로 내용을 전달할 수 있습니다.

방법4. 문서의 구성, 폰트 종류, 크기, 효과 등은 기존 문서 양식을 확장하여 사용한다.

기존에 없던 새로운 것을 만드는데에는 많은 시간과 노력이 소요됩니다.

게다가 그렇게 만들어진 창조물이 좋은 평가를  받는다고 보장할 수도 없습니다.

따라서 아무리 비일상적인 업무에 사용되는 문서 형식이라도 기존에 사용되어온 문서 형식을 활용한다면 시간과 노력을 최소화하여 문서 수요자에게 어필할 수 있을 것입니다.

방법5. 평소에 조직내에서 문서 작성 능력으로 인정받는 사람의 문서 형식을 참조한다.

조직내에서 항상 나보다 문서를 잘 만드는 사람이 있게 마련입니다.

그런 분들은 대게 내용도 충실하지만 문서의 디자인적인 측면, 즉 양식도 훌륭합니다.

평소에 조직내에서 그런 분이 작성하는 문서를 구하여 분석해보고 자신의 양식으로 만들어간다면 문서 수요자의 눈에 들 수 있을 것입니다.

지금까지 말씀드린 수요자가 원하는 문서 양식을 만드는 방법을 요약하면 다음과 같습니다.

1. 일관적인 콘텐츠 배치를 위해 Grid를 사용하라.

2. 문서 양식을 문서 전체에서 통일성 있게 사용하라.

3. 색상은 조직에서 선호하는 색을 사용하라.

4. 기존 문서 양식을 활용하여 문서 양식을 만들어라.

5. 조직내 문서 달인의 자료를 활용하라.

그럼 여러분의 문서 작성 생활에 아름다운 꽃길이 펼쳐지길 기대하겠습니다. : )

행운을 빕니다!

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