[문서 요약] 문서 요약 방법, 과연 어떻게 문서를 요약 해야하나?

문서 요약 방법, 과연 어떻게 문서를 요약 해야하나?

보통 요약된 문서의 수요자는 두 분류로 나눌 수 있습니다.

첫째는 문서를 요약한 '본인'입니다.

이런 경우는 보통 방대한 양의 원본 문서를 요약하여 문서를 요약한 당사자가 자신의 머리속에 정보를 기억하기 위해서입니다.

또는 빠르게 필요한 정보를 찾기 위해서 문서 요약을 하기도 합니다.

두번째는 문서를 요약한 당사자보다 우월한 위치에 있는 '갑'입니다.

갑에는 회사 상사, 교수님, 정부 관료 등이 해당 됩니다.

이분들은 평소에 봐야할 문서의 양이 너무도 많기에 항상 시간에 쫓깁니다.

그러다보니 갑은 자신이 봐야할 문서를 을이 간략하게 요약해오기를 암묵적으로 기대하거나,

명시적으로 지시합니다.

이 처럼 요약 문서의 수요자를 두분류로 나누었는데 이중에서 우리가 집어봐야할 수요자가 바로 '갑'의 위치에 있는 분들께 보고되는 요약 문서입니다.

자신이 봐야할 문서야 정 시간이 없을 경우 원본에 믿줄을 긋거나 레이블을 하여 읽으면 되지만,

갑의 요약문서는 그렇게 안됩니다.

갑이 원하는 보고서 템플릿, 보고서 매수, 구성 등을 파악하여 거기에 맞게 작성해야합니다.

그러다보니 평소에 문서 요약에 익숙하지 않으신 분들은 곤경에 빠지는 경우가 있습니다.

하지만 문서 요약을 아래와 같이 6단계로 진행하시면 어떨까 합니다.

1. 요약 문서 수요자의 성향 및 요구사항을 다시 한번 상기한다.

결국 제일 중요한 것은 '갑'의 입맞에 맞게 문서를 요약하는 것입니다.

그런데 요약해야할 문서의 양에 압도되어 갑의 성향과 요구사항은 까맣게 잊어버리고 문서 요약에만 집중하는 경우가 종종있습니다.

이러다가는 문서 요약을 다시 해야하는 상황이 벌어질 수 있습니다.

2. 문서의 전체 구성을 빠르게 숙지한다.

인간의 뇌는 기본적으로 큰 줄기를 파악한 후, 큰 줄기를 구성하는 작은 줄기를 파악하도록 진화되었습니다.

그래서 문서의 전체 내용을 파악하지 못 한채 문서의 한 부분부터 요약을 진행하다 보면 요약 내용의 중복, 누락, 착오 등의 문제가 발생할 수 있습니다.

문서 전체 구성 내용을 보는 것이 시간 낭비 같지만 나중에 더 많은 시간을 절약해줄 수 있으니 꼭 전체 내용을 파악하고 문서 요약을 시작하십시오.

3. 문서에 중요한 부분에 밑줄을 긋거나 메모한다.

이제 문서의 대략적인 구성을 파악했으니 세부적인 부분에 집중을합니다.

대부분의 문서라는 것이 핵심적인 내용을 수식하거나 보충하기 위해 불필요한 정보를 포함하고 있습니다.

이 단계에서 핵심적인 내용만 밑줄 등을 통해 가지치기 하는 것입니다.

4. 밑줄친 부분을 중심으로 재빨리 읽고 문서 요약의 큰 줄기를 잡는다.

이번 단계가 필요한 이유는 '3 단계'를 거치면서 중요한 부분에 밑중 등을 표시하면서 꽤 시간이 흘러 많은 부분을 기억하지 못하기 때문입니다.

밑줄친 부분을 빠르게 읽음으로써 문서 요약을 위한 맥락을 보다 정밀하게 구성할 수 있습니다.

5. 문서를 요약한다. 

말 그대로 문서를 요약합니다.

가급적이면 표현, 양식, 구성 등 일관성 있게 유지하면서 작성합니다.

6. 작성된 요약 문서를 검토한다.

세상의 많은 결과물이 20:80 법칙을 따릅니다.

문서 요약을 하는데 20%의 시간을 썼다면 나머지 80%는 문서 요약의 품질을 높이기 위해서는 퇴고에 퇴고를 거쳐야 합니다.

이때 타인에게 검토를 요청하는 것도 좋은 방법입니다.

지금까지 6단계로 구성된 문서 요약 방법을 설명 드렸습니다.

세상의 모든 일이 그렇듯이 문서 요약에도 왕도가 없습니다.

꾸준히 많은 시간을 들여 훈련하는 것이 정답입니다.

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